Spelregels van Samenwerken
1 maart 2017
Op woensdag 22 februari ben ik in het radio programma businessclubradio van omroep Ede een uur lang te gast geweest om over samenwerking te praten. Tijdens die uitzending kwamen de spelregels van samenwerken aan bod. De reacties op die uitzending maakten dat ik in deze blog een korte uiteenzetting van dat onderwerp in tekst heb gemaakt.
Overigens was de studio een prachtige en inspirerende omgeving voor dit onderwerp, want de mensen in de studio en dat programma waren op zich een toonbeeld van samenwerking: vrijwilligers die zich, ieder met hun eigen kunde, wekelijks inzetten om ondernemers in de regio aan elkaar te verbinden. Hulde voor die mensen!
Al heel vroeg in ons leven leren we dat samenwerken iets goeds is. We moeten samen spelen op de lagere school, en om dat te kunnen doen moeten we samen delen. We gaan op een teamsport en dan leren we dat we alleen kunnen winnen als we ook samenwerken. Samenwerken heeft dus iets normatiefs: als we het doen is het goed, als we het niet doen is het niet goed.
Als we opgroeien, ervaren we dat samenwerken moeilijk is, en ook lang niet altijd de snelste weg naar succes. Op de middelbare school hebben we het gevoel dat we een stuk sneller klaar waren geweest met het werkstuk als we het alleen hadden gedaan. We komen er ook achter dat sommige mensen een succes gewoon in de weg staan. Omdat zij streven naar een ander doel, of omdat zij eigenlijk een andere weg naar hetzelfde doel prefereren. We leren dat samenwerken helemaal niet zo vanzelfsprekend is.
In het bedrijfsleven is dat niet anders. Sterker nog: heel veel bedrijven hanteren standaard een benadering waarin de winst van de één het verlies van de ander betekent. Een verkregen korting, of een klant die we bij een concurrent hebben weggekaapt, maken het succes van de week. Het omgekeerde is ook waar: als we korting moeten geven, of een klant verliezen aan een concurrent, is dat nadelig voor het bedrijf.
Is dat ook de beste benadering? Ik denk van niet.
Samenwerking is niet per definitie goed of slecht. Samenwerking is goed, wanneer het de samenwerkende partijen gezamenlijk meer oplevert dan wanneer beide de partijen onafhankelijk van elkaar zouden werken (neem gerust de tijd om deze zin nog een keer na te lezen). In wiskundige termen uitgedrukt: 1 + 1 = meer dan 2. Daarbij moet je in ieder geval twee zaken in de berekening meenemen:
- Het kan best zijn dat de verdeling niet evenredig is.
De samenwerking kan de ene partij verlies opleveren, en de andere winst. Zolang de winst maar groter is dan het verlies, is de samenwerking profijtelijk. Je moet dan wel afspraken maken over de verdeling van de gezamenlijke kosten of winst. - De winst of de kosten kunnen onvergelijkbaar zijn.
Het kan best zo zijn dat een partij zich in de samenwerking "inkoopt", omdat zij hoopt op die manier een strategische doelstelling te bereiken. In die situatie geldt dat de samenwerking profijtelijk is als zij uiteindelijk voor alle betrokken partijen "goed voelt".
Samenwerking kan je heel zakelijk benaderen. Het organiseren van een samenwerking lijkt in veel opzichten op een onderhandelingsproces. Uit de kennis over onderhandelen kunnen dus ook een aantal belangrijke voorwaarden voor samenwerken worden afgeleid. Ik noem hieronder een vijftal algemene regels die altijd opgeld doen:
Ten eerste is het van belang om het netwerk te kennen. In een zakelijke omgeving zijn dat niet alleen de (potentiele) klanten, maar bijvoorbeeld ook leveranciers, concurrenten, regelgevers en organisaties die iets kunnen toevoegen aan jouw product of dienst: de zogenaamde complementeurs. Het helpt om het netwerk ook echt in kaart te hebben, zodat je binnen jouw bedrijf ook heel gericht afspraken kan maken over de benadering van de organisaties in het netwerk. Vaak wordt gesproken over HRM of CRM, maar een completere term is NRM: network relations management. Er zijn verschillende methoden om netwerken in kaart te brengen en te onderhouden.
Ten tweede is het van belang om te weten wat je zelf wil bereiken. Waar ga je voor? Wanneer is jouw onderneming succesvol? Wat is de hogere doelstelling van jouw activiteiten? Het antwoord op deze vragen kan ideëel zijn (een maatschappelijke of sociale doelstelling) maar ook financieel (winst, marktaandeel). Of een combinatie van beide. Het maakt niet uit, als het maar helder is. Die doelstelling bepaalt namelijk welk soort samenwerkingen je aan zou willen gaan. Er zijn verschillende leuke en nuttige instrumenten en werkvormen voor strategiebepaling en strategische analyses.
Ten derde is het noodzakelijk om zelf heel helder te hebben wat de sterke en zwakke punten van jouw organisatie zijn, in relatie tot wat je wil bereiken. Als je dat niet weet, kun je eigenlijk ook niet bepalen in welk opzicht je door een andere organisatie geholpen kan worden. Het is belangrijk om over deze sterke en zwakke punten ook heel duidelijk te communiceren, want anders heeft een partner geen beeld wat er van haar wordt verwacht. Een sterkte-zwakte analyse is een veel gebruikt hulpmiddel voor dit onderwerp.
Ten vierde is het nodig om geschikte partners te vinden en met hen in overleg te gaan over een samenwerking. Daarbij moet je voor ogen houden dat er uiteindelijk een samenwerking ontstaat die gezamenlijk meer oplevert dan ieder apart zou realiseren. In onderhandelingstermen noem je dat een win-win situatie. Het bedenken van een win-win situatie is gedeeltelijk een kunde en gedeeltelijk een kunst. Het vergt creativiteit (de kunst), maar er is ook een aantal heel concrete instrumenten en werkvormen om de win-win te bepalen (de kunde).
Ten vijfde is het heel belangrijk om de samenwerking goed te organiseren en ook regelmatig te evalueren. Voor het organiseren, het in stand houden en het evalueren van een samenwerking kun je een veelvoud van hulpmiddelen gebruiken. Belangrijk daarbij is dat alle betrokken partners het erover eens zijn dat de kosten en de opbrengst van de samenwerking in balans zijn. Verder is het belangrijk om je te realiseren dat vertrouwen te voet komt, en te paard gaat. Ook voor het organiseren en evalueren van samenwerking bestaan handige en concrete hulpmiddelen.
Samenwerken is dus in heel veel opzichten "werken". Naarmate je er meer aandacht, kennis en energie in steekt en er zorgvuldig en doelgericht mee om gaat, zal het een steeds beter resultaat opleveren voor jouw onderneming. Het mooie is dat het ook profijtelijk is voor jouw partners, dus uiteindelijk wordt iedereen er beter van.
Hieronder heb ik twee fragmenten opgenomen uit het radioprogramma van 22 februari, waarin de spelregels voor samenwerken aan de orde komen.