Informatiegestuurde Veiligheid
5 november 2017
Weet u het nog, de flippo-rage die in de tweede helft van de jaren 90 de gemoederen bezig hield? Zo eens in de zoveel tijd worden we allemaal gegrepen door een artikel-dat-je-wel-moet-hebben of activiteit-waar-je-wel-aan-meegedaan-moet-hebben om niet helemaal te worden beschouwd als zonderling en wereldvreemd. Recentelijk moeten onze kinderen allemaal een spinner hebben, en wij minstens één loom-armbandje van onze zoon, dochter of ons favoriete neefje of nichtje. En uiteraard moeten de kinderen in hun vrije tijd op pokemons jagen en wij een paar keer hebben weten te ontsnappen uit escape rooms. Blijkbaar is het menselijk om aangestoken te worden door rages.
Zo is het ook met organisatie ontwikkelingen. Ook daar worden we massaal gegrepen door nieuwe inzichten die ineens iedereen in de praktijk wil brengen. De rages in die wereld laten zich vatten in pakkende termen: we werken klantgericht, of klantvraaggestuurd, we doen aan omgevingsmanagement, we werken zaakgericht, we gaan massaal terug naar de bedoeling en dat doen we door voortdurend om te denken.
Het is heel erg verleidelijk om je tegen die rages in de organisatie ontwikkeling af te zetten. Iedere nieuwe rage draagt immers de belofte in zich de ultieme oplossing te zijn voor al uw organisatorische problemen, terwijl die in de praktijk toch wat te complex zijn om met één alomvattende theorie of aanpak de wereld uit geholpen te worden. Ook ik heb die rages meestal met scepsis bejegend, maar afgelopen week heb ik daar toch een iets andere kijk op gekregen.......
Naast het advieswerk doe ik onderzoek naar besluitvorming in complexe omstandigheden. Om te voorkomen dat ik in mijn onderzoek teveel zou gaan dwalen, heb ik deze week een snelcursus institutionele theorie gekregen. In tegenstelling tot wat de naam doet vermoeden betreft het hier een brede verzameling wetenschappelijke inzichten en stromingen, die op abstract niveau 1 ding gemeenschappelijk hebben: instituties zijn, zoals mijn leraar uitdrukte: "more or less resilient patterns of behaviour". Een gebrekkige Nederlandse vertaling daarvan is: instituties krijgen vorm door min of meer robuuste patronen van gedrag. Via die patronen van gedrag kun je instituties dus herkennen. Deze patronen van gedrag ontwikkelen zich tijdens het handelen van mensen in organisaties en komen tot uiting in regels en routines. Het is verbazingwekkend hoe herkenbaar deze patronen zijn: overal ter wereld herken je een school, of een medische instelling.
In 1997 hebben twee onderzoekers, Stephen Barley en Pamela Tolbert, een model ontwikkeld waarin zij zichtbaar maken hoe regels en routines zich ontwikkelen in organisaties: er is een periode waarin mensen in een organisatie al doende leren, waardoor de dagelijkse praktijk zich ontwikkeld. Eens in de zoveel tijd wordt die zelfontwikkelende dagelijkse praktijk vervat in een bijstelling van de regels en procedures, die dan weer de start zijn van een nieuwe fase. Zo ontstaat een ontwikkeling in sprongetjes, die in de wetenschappelijke volksmond ook wel het zaagtandmodel wordt genoemd.
De rages in de organisatie ontwikkeling zijn volgens mij heel functioneel in het proces dat Barley en Tolbert hebben beschreven. Vaak ontstaat een rage uit het inzicht dat iemand in een organisatie heeft opgedaan. De persoon in kwestie (vaak de auteur van het boek waarin de rage beschreven wordt) werd geconfronteerd met een probleem, en vond daarbij een passende routine. Deze routine werkte zo goed, dat hij of zij haar heeft opgeschreven zodat andere organisaties zich die routine ook eigen kunnen maken. Zo ontstaat een soort gelijkgerichtheid in de ontwikkeling van organisaties, waar zij in de onderlinge samenwerking dan weer baat bij hebben. En ook als je niet mee gaat in die ontwikkeling, leer je de kernbegrippen onder een dergelijke routine kennen zodat je goed kunt afstemmen met organisaties die wel die ontwikkeling hebben doorgemaakt. Zo is het op dit moment bijvoorbeeld erg plezierig als je goed begrijpt wat de systeemwereld en de leefwereld inhouden, ook als je met jouw organisatie niet terug bent gegaan naar de bedoeling.....
De kernbegrippen die binnen een rage worden gebruikt, zijn zelden eenduidig en vormvast. Ook dat is heel functioneel. De ruimte die je hebt voor interpretatie zorgt er namelijk voor dat je er met elkaar over kunt discussiëren en zo kunt komen tot een definitie van het kernbegrip die past bij de specifieke context van jouw organisatie. Daarom is het heel zinvol om in organisatieveranderingen uitvoerig van gedachten te wisselen over de betekenis van de kernbegrippen die de organisatie in de nieuwe methode gaat hanteren. Zo ontstaat een invulling van bijvoorbeeld de systeemwereld of de leefwereld die past bij de doelstelling en taken van de specifieke organisatie.
Binnen de veiligheidssector ben ik op dit moment bezig met zo'n opkomende rage: informatiegestuurd werken, of informatiegestuurde veiligheid (beide termen worden door elkaar gebruikt, maar betekenen misschien niet helemaal hetzelfde). Op het eerste gezicht zijn het rare termen. Want hoe kun je in deze moderne tijd nou niet gestuurd worden door informatie. Toch bevat de term wel waardevolle informatie: de invalshoek dat informatie een sturende rol heeft in het organiseren van veiligheid. Dat roept direct allerlei associaties op. En, zeg ik u alvast, ook heel veel discussies over de definitie van de termen. In het begin was ik bang dat die discussie af zou leiden van de inhoud. Inmiddels weet ik beter: die discussie is juist heel zinvol, omdat zij kaders biedt voor de ontwikkeling van nieuwe routines en omdat zij ervoor zorgt dat de ontwikkeling van de organisaties in de veiligheidssector in enige mate gelijk oploopt, zodat wij als subject van de veilige samenleving er gerust op kunnen zijn dat de organisaties ook in de toekomst goed met elkaar kunnen blijven samenwerken.
Ter illustratie van het concept informatiegestuurde veiligheid vindt u hieronder een link naar een filmpje waarin de Veiligheidsregio Utrecht uitlegt wat een Veiligheidsinformatie Centrum (VIC) inhoudt (u moet doorklikken naar youtube om het filmpje te zien). U zult begrijpen: dit filmpje wordt in andere regio's intensief gebruikt in de eigen gedachtevorming over informatiegestuurde veiligheid.